Politique de Confidentialité

1. Qui traite vos données ?

Le responsable du traitement est l'association APIC - Parents d'élèves Indépendants du Collège (APIC), association loi 1901, dont le siège est au Collège A. Cabasse, Chemin des Prés Chevaux, 83520 Roquebrune-sur-Argens. La présidente, Karolina Thuret, est référente pour la protection des données. Pour toute question ou pour exercer vos droits, une seule adresse : apiccollegecabasse@gmail.com.

2. Les données de vos enfants

Les enfants n'ont pas de compte. Les informations les concernant sont saisies et gérées par vous, en tant que titulaire de l'autorité parentale, et vous exercez leurs droits.

Nous conservons uniquement : prénom, nom, classe, année de naissance (facultative) et année de sortie de 3e prévue, calculée par le site à partir de la classe. Jamais de date de naissance complète, d'adresse, de photo, de donnée de santé ni de résultat scolaire.
Le prénom et le nom de l'enfant sont chiffrés dans notre base de données.
Chaque fiche enfant est rattachée à un seul compte parent : si les deux parents adhèrent, un seul d'entre eux déclare l'enfant.
La classe sert à vous signaler les conseils de classe de vos enfants, à vous y inscrire et à vous montrer l'historique des conseils de leurs classes. Le nom de vos enfants n'apparaît jamais dans les listes d'inscrits.
Les administrateurs ne voient dans les listes que le nombre d'enfants de chaque famille. Pour ouvrir la fiche d'un enfant, ils doivent saisir un motif, et chaque consultation est inscrite dans un journal des accès que le bureau peut contrôler.
Aucune photo d'enfant n'est publiée sur le site. Les images des articles et des actions ne montrent aucun mineur identifiable : la personne qui les publie doit l'attester, et cette attestation est enregistrée.
Toutes les fiches enfants sont effacées à chaque changement d'année scolaire : vous les saisissez de nouveau à la rentrée. En cours d'année, une fiche que vous supprimez est effacée définitivement après 30 jours.

3. Données collectées

Votre compte : nom, prénom, adresse email, téléphone (facultatif, chiffré), photo de profil (facultative, débarrassée de toute métadonnée comme la position GPS), rôle dans l'association, date et version des conditions acceptées.
Adhésion et paiements : statut et dates d'adhésion, montants, références HelloAsso, nom et email du payeur (chiffrés à l'enregistrement). Aucune donnée bancaire : le paiement se fait entièrement chez HelloAsso.
Vos contributions : idées et votes de la boîte à idées, réponses aux réunions, participation aux commissions.
Conseils de classe : vos inscriptions (participant, remplaçant, liste d'attente), votre présence, et le suivi qui sert à répartir les places équitablement : points, pénalités en cas de désistement tardif ou d'absence, place réservée et la date limite pour la confirmer. Chaque action est enregistrée dans un journal qui ne contient que des identifiants internes. Points, pénalités et places réservées repartent de zéro à chaque rentrée. Le site ne contient ni compte rendu ni note sur les conseils.
Notifications (facultatives) : si vous les activez, l'adresse technique d'abonnement fournie par votre navigateur, pour vous prévenir d'une place libérée, d'un conseil déplacé ou d'une place réservée à confirmer (plusieurs rappels avant la date limite).
Journaux de sécurité : date, action effectuée, adresse IP et navigateur, pour détecter les accès anormaux et tracer les actions des administrateurs sur les comptes.
Inscriptions non abouties : si votre inscription est refusée parce que le nom du professeur principal n'est pas reconnu, nous conservons, chiffrés, le nom, le prénom, l'email et le nom de professeur saisis, pour vous recontacter. Aucune information sur votre enfant n'est conservée dans ce cas.
Vos emails : les messages que vous adressez à apiccollegecabasse@gmail.com. Le site n'a pas de formulaire de contact.
Professeurs principaux : le bureau enregistre le nom des professeurs principaux de l'année, qui sert uniquement à vérifier les inscriptions. Ces noms sont supprimés une fois l'année scolaire terminée.

4. Pourquoi et sur quelle base ?

Gérer votre adhésion et votre espace membre (compte, enfants, cotisation, accès aux contenus réservés) : exécution de votre adhésion à l'association.
Conserver les pièces comptables (cotisations et paiements) : obligation légale.
Sécuriser le site (journaux de sécurité, traçabilité des actions des administrateurs, limitation des abus) : intérêt légitime de l'association à protéger les données des familles.
Organiser la représentation des parents aux conseils de classe(inscriptions, répartition équitable des places, transmission de la liste des représentants au collège) : intérêt légitime de l'association, dans le cadre de sa mission de représentation des parents.
Vous envoyer des notifications : votre consentement, que vous retirez à tout moment depuis votre navigateur, votre espace, les réglages de l'application mobile ou ceux de votre téléphone.
Répondre à vos emails et vous aider à finaliser une inscription : intérêt légitime.

5. Combien de temps ?

Les effacements décrits ci-dessous sont appliqués automatiquement, chaque nuit. Les fiches enfants sont en outre effacées à chaque changement d'année scolaire, et vous pouvez à tout moment demander l'effacement de vos données ou supprimer vous-même votre compte depuis votre profil.

Compte : tant que vous êtes adhérent, puis 1 an après la fin de l'adhésion sans connexion (ou 1 an sans connexion pour un compte jamais adhérent). Le compte est alors anonymisé. Un compte du bureau désactivé est anonymisé après 1 an.
Fiches enfants : jusqu'au changement d'année scolaire ; au plus tard 6 mois après la sortie de 3e prévue ; 30 jours après une suppression par vos soins.
Cotisations et paiements : 10 ans (obligation comptable), sans votre nom une fois le compte anonymisé.
Journaux de sécurité : 24 mois.
Notifications affichées dans votre espace et dans l'application : jusqu'à la fin du trimestre scolaire (effacement le 1er janvier, le 1er avril et le 1er septembre).
Inscriptions non abouties : 30 jours.
Paiements non aboutis (cotisation commencée puis abandonnée) : 60 jours.
Messages reçus par l'ancien formulaire du site : 12 mois.
Sauvegardes techniques : 24 heures pour la restauration de la base, 30 jours au plus pour une copie faite avant une opération de maintenance.
Abonnement aux notifications (navigateur ou téléphone) : jusqu'à sa désactivation, la déconnexion de l'application, la suppression du compte, ou après 1 an sans connexion.
Les inscriptions aux conseils de classe et l'historique de participation de votre foyer sont conservés jusqu'à la fin de l'année scolaire concernée, puis 24 mois. Si vous supprimez votre compte, vos inscriptions à venir sont annulées ; l'historique déjà constitué, qui ne comporte plus votre nom, est conservé sous forme pseudonymisée jusqu'à cette même échéance.
Emails reçus : le temps de traiter votre demande ; les justificatifs d'identité éventuellement demandés sont supprimés dès la demande traitée.

6. Qui y a accès ?

Les administrateurs du bureau, pour la gestion des adhésions. Leurs actions sur les comptes sont tracées.
Les autres membres ne voient de vous que votre prénom et votre nom (membres du bureau, des commissions, auteurs d'idées non anonymes, parents inscrits aux conseils de classe) : jamais votre email ni votre téléphone.
Conseils de classe : les parents de la classe et le bureau voient la liste des parents inscrits à chaque conseil (participants, remplaçant, liste d'attente). Les autres adhérents à jour de cotisation ne voient que le prénom et l'initiale du nom des inscrits, et le nombre de foyers en attente. Quand une place réservée vous est attribuée, ces personnes voient aussi la mention « à confirmer » à côté de votre nom, jusqu'à votre réponse. Le détail de vos points, pénalités et places réservées n'est visible que de vous et du bureau. Les conseils antérieurs au 29 octobre 2026 qui avaient été publiés restent consultables avec la liste de leurs participants, par les parents de la classe et par les membres du conseil d'administration et du bureau ; cette dernière consultation est tracée.
Le bureau peut exporter la liste des représentants d'une période pour la transmettre au collège : nom, email et téléphone des participants et remplaçants, nom seul pour la liste d'attente. Chaque export exige un motif, porte la mention « document interne » sur chaque page, est tracé et signalé aux autres administrateurs.
Nos prestataires techniques, qui n'agissent que sur nos instructions :

Vercel Inc. (hébergement du site ; serveurs à Paris, société américaine) ;
Neon Inc. (base de données ; serveurs à Londres, Royaume-Uni, société américaine) ;
Google Firebase (connexion, envoi des emails de vérification de l'adresse, de changement d'adresse et de réinitialisation du mot de passe, à partir de votre adresse email ; stockage des fichiers ; société américaine) ;
le service de notifications de votre navigateur (Google, Apple, Mozilla ou Microsoft), uniquement si vous activez les notifications : il achemine un message chiffré qu'il ne peut pas lire ;
pour l'application mobile, Expo (650 Industries Inc., société américaine), puis le service de notifications d'Apple ou de Google selon votre téléphone, uniquement si vous activez les notifications de l'application. Ils reçoivent l'identifiant technique de votre téléphone et le contenu de chaque notification (par exemple le titre d'une réunion, la classe d'un conseil ou le titre d'une idée), jamais votre email ni votre téléphone.

HelloAsso (société française) encaisse la cotisation. Pour le paiement, HelloAsso agit comme responsable de traitement distinct, selon sa propre politique de confidentialité.

Les emails adressés à l'association sont reçus dans une boîte Gmail (Google).

Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins commerciales ou publicitaires.

7. Transferts hors de l'Union européenne

Le Royaume-Uni (base de données) bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne. Vercel, Neon, Google, Expo et Apple sont des sociétés américaines : des données peuvent être traitées aux États-Unis, notamment pour la connexion (Firebase Authentication) et les notifications de l'application mobile. Ces transferts sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

8. Vos droits

Accès et portabilité : depuis votre profil, « Télécharger mes données » fournit vos données et celles de vos enfants (fichier JSON), y compris l'historique des actions liées à votre compte et à votre foyer.
Rectification : modifiez votre profil et les fiches de vos enfants depuis votre espace.
Effacement : « Supprimer mon compte » dans votre profil efface votre compte et les fiches de vos enfants ; seules les traces comptables sont conservées, sans votre nom, ainsi que l'historique pseudonymisé des conseils de classe décrit plus haut.
Opposition et limitation : sur demande par email.

Si vous n'avez plus accès à votre compte, écrivez à apiccollegecabasse@gmail.com : nous répondons sous un mois, après vérification de votre identité. Vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr).

9. Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), données sensibles chiffrées en base, accès réservé aux membres à jour de cotisation, contrôle d'accès vérifié côté serveur à chaque requête, fichiers jamais accessibles publiquement (liens temporaires de 15 minutes au plus).

Les membres du conseil d'administration et du bureau, qui voient les données de toutes les familles, se connectent avec un second facteur (code à usage unique généré par une application). Une nouvelle connexion est demandée au plus tard après 24 heures pour eux sur le site, et après 30 jours pour les parents. Dans l'application mobile, où ils n'ont que les droits d'un parent, la connexion dure 30 jours.

Pour limiter les abus (tentatives répétées d'inscription, par exemple), votre adresse IP est utilisée sous une forme non lisible, pendant quelques minutes seulement.

En cas de violation de données présentant un risque, nous prévenons la CNIL sous 72 heures et les familles concernées.

10. Cookies et stockage dans votre navigateur

Le site ne dépose aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Seuls des éléments strictement nécessaires sont gardés dans votre navigateur : votre session de connexion, et, si vous les activez, l'abonnement aux notifications. Le détail est sur la page cookies.

L'application mobile garde de la même façon, sur votre téléphone : votre session de connexion, l'identifiant de notifications si vous les activez, et le brouillon d'une adhésion commencée (sans le mot de passe), effacé une fois l'adhésion envoyée.

11. Modifications

Cette politique est datée. En cas de modification importante, le site vous demande de prendre connaissance de la nouvelle version et de l'accepter à votre prochaine connexion.